تأتي أهمية توثيق الواقعات وحفظها بشكل رسمي من واقع احتياجنا إليها في مختلف مجالات الحياة العامة، حيث يعتبر سجلات القيد بمثابة مرجع لتلبية حاجة الأفراد لما تحتويه من بيانات ومعلومات رسمية إلى جانب كونها مسألة قانونية وحقوقية بالدرجة الأولى.
وتُجرى أعمال حفظ السجلات والأوراق الخاصة بالأحوال المدنية بعناية شديدة، حيث يوجد في كل مكتب من مكاتب إدارة الأحوال المدنية خزائن مخصصة لحفظ السجلات في حين تُحفظ معاملات الأحوال المدنية والتي يتم عليها أعمال الحذف والتعديل بملف صاحب الشأن الأساسي.
كما حددت اللائحة التنفيذية لنظام الأحوال المدنية الأساليب والطرق التي يتم بها فهرسة وحفظ السجلات وأوراق الواقعات بخزائن الحفظ المخصصة لذلك.
وعند حفظ السجلات لابد أن تخضع أولًا لعملية فحص من قبل اللجنة المحلية للتأكد من سلامتها وخلوها من أي مخالفات على أن يرفع محضر الفحص إلى الهيئة المختصة خلال 15 يوم من تاريخ الفحص.
ويتولى أمين خزائن المحفوظات مسئولية الحفاظ على السجلات وعدم تعرضها لأي عمليات تزوير أو إضافة أو كشط أو شطب، وفي حالة اكتشاف أي من الحالات السابقة يتم ملاحقة الفاعل وإجراء تحقيقات من جانب مديرية الأحوال المدنية ورئيسها.
محل الإقامة
يعتبر محل الإقامة هو المكان الذي اعتاد الشخص السكن فيه لفترة طويلة داخل لمملكة وهو المكان الذي ترسل إليه جميع الإخطارات والمراسلات الخاصة بهذا الشخص،
كما يجوز أيضا اعتبار مقر عمل أي شخص محل إقامة له إذا كان يمارس به هذا العمل بشكل مستمر. ووفقًا لنظام الأحوال المدنية يعتبر محل إقامة القاصر هو نفس محل إقامة والده أو الشخص الوصي عليه.
وإضافةً لما سبق فإنه يحق لأي شخص تعيين محل إقامة آخر يتم من خلاله تلقي جميع الإخطارات والمخاطبات والمراسلات الموجهة إليه بشأن بعض المعاملات.
ضوابط تسجيل المواليد
إنه من الضرورة سرعة الإبلاغ عن أي مولود جديد وتسجيله بالسجلات المدنية سواء تم وضع هذا المولود داخل المملكة أو خارجها،
حيث يحق لكل طفل أن يكون له شهادة ميلاد خاصة به ويوجد العديد من الجهات المكلفة بالإبلاغ عن المواليد الجدد وهم على الترتيب:
- المنشآت الصحية التي ترتبط بشكل إلكتروني بهيئة الأحوال المدنية.
- والد الطفل أو والدته.
- أقارب الطفل من الدرجات الأقرب بشرط بلوغهم سن الرشد.
- الحاكم الإداري بالمركز أو المحافظة.
- شيخ القبيلة أو عمدة الحي أو المعرف المعتمد.
- الأشخاص الآخرين المسئولين عن التبليغ وفق ما تنص عليه اللائحة التنفيذية.
ويجب الالتزام بالترتيب السابق أثناء التبليغ عن أي مولود جديد. ويتم التبليغ لدى أقرب مكتب أحوال مدنية خلال 15 يوم من تاريخ الولادة، إلا أنه يجوز زيادة تلك الفترة لحوالي 30 يوم في حالة كان محل الولادة يبعد عن أقرب مكتب للتسجيل بأكثر من 50 كيلو متر.
وفي حالة تمت الولادة بأي دولة أخرى يتم تبليغ سفارة المملكة بتلك الدولة على أن يتم تسجيل المولود بمكتب الأحوال المدنية بالمملكة خلال 15 يوم من الوصول إليها.
ويمكن استثناء حالات الولادة التي تحدث بعيدًا عن مقر سفارة المملكة من الشروط السابقة حيث يجوز التبليغ من خلال البريد الإلكتروني المسجل لدى السفارة على أن يرفق به شهادة ميلاد الطفل الصادرة من الجهة التي حدثت بها الولادة.
وقد جاء في نص المادة السابعة والثلاثون وجوب التبليغ عن المواليد التوائم كل على حده مع تسجيل الساعة والدقيقة التي ولد فيها كل منهم. وفي حالة توفي مولود بعد الولادة مباشرة يتم قيده في سجلات المواليد أولًا ثم تسجيل الوفاة بعد ذلك
أما في حالة وفاة الجنين بعد الشهر السادس من الحمل فيقيد في سجل الوفيات بأنه ولد ميتًا وذلك وفقًا لنص المادة الثامنة والثلاثون.
وبالإضافة لما سبق لا يجوز اشتراك أخوين أو أختين من نفس الأب في اسم واحد في حالة كان الاثنان على قيد الحياة كما لا يجوز تسمية المواليد بأسماء مخالفة للشريعة الإسلامية.
تسجيل ورعاية الطفل اللقيط
في حالة العثور على طفل لقيط يتم التبليغ على الفور لدى أقرب مركز للشرطة بالمدن أو لدى الحاكم لإداري بالقرى والمراكز.
وبناءً على هذا التبليغ يتم تحرير محضر لإثبات الواقعة على أن يتضمن هذا المحضر جميع الملابسات التي تخص العثور على الطفل من حيث المكان والتاريخ والساعة ووصف دقيق للطفل وما عثر عليه معه من أشياء والملابس التي كان يرتديها والسن التقديري له إلى جانب بيانات الشخص الذي عثر عليه بعد الحصول على موافقته بإدراجها في المحضر.
بعد تحرير المحضر يتم تسمية الطفل حسب التعليمات المتبعة لدى وزارة العمل والشئون الاجتماعية ثم تسليم الطفل والمحضر لأحد مؤسسات رعاية الأطفال إلا في حالة وجود رغبة من الشخص الذي عثر على الطفل في الاحتفاظ به ورعايته وتربيته بعد استيفاء الشروط اللازمة.
وخلال 15 يومًا من تسلم الطفل اللقيط سواء من جانب مؤسسات رعاية الطفل أو الشخص الذي تولى رعايته فإنه يجب تبليغ مكتب الأحوال المدنية لتسجيل الطفل في سجل المواليد وتسلم شهادة الميلاد للشخص أو للجهة التي تتولى رعايته
ولا يُذكر فيها أن الطفل لقيط على أن يتم تصحيح تلك البيانات بمعرفة اللجنة الفرعية في حالة معرفة أحد الوالدين أو كليهما.
عند تسجيل أي مولود في السجل الحاص لدى مكتب الأحوال المدنية تحرر شهادة ميلاد من نسختين حيث يتم تسليم نسخة إلى المبلًغ والنسخة الأخرى يتم تسليمها إلى الإدارة التابع لها المكتب.
وفي نهاية كل أسبوع يقوم كاتب السجل بحصر عدد واقعات المواليد التي قام بتسجيلها وإرسال بيان بها للإدارة التابع لها والتي تتولى مسئولية قيد كل مولود في صفحة والده.
ويجب على كاتب السجل تقديم نسخة من شهادة ميلاد الطفل للإدارة لمطابقتها وختمها بخاتم المديرية الرسمي. وينبغي تواجد دفاتر موحدة في جميع الجهات التي قد يحدث لديها أي حالة ولادة كالمستشفيات والمستوصفات والطبيب والقابلة والسجون وتتضمن تلك الدفاتر البيانات التالية:
- موعد الولادة (اليوم/التاريخ/الساعة).
- محل حدوث الولادة.
- جنس المولود.
- اسم الأب والأم وجنسية كل منهما والديانة الخاصة بهما.
- محل إقامة الوالدين ومهنة كل منهما.
